Informatie

Tips

Groei van Allround Services Incasso is goed voor u!
Door de groei van het aantal zaken neemt noodzakelijkerwijs ook het debiteurenbestand in omvang toe. Het grote voordeel hiervan is dat wij direct kunnen vaststellen of er meer incassoprocedures lopen tegen een bepaalde debiteur. Als dit zo is dan kunnen wij nog effectiever optreden door van die debiteur direct het faillissement aan te vragen. Er hoeft dan immers niet achter steunvorderingen te worden aangegaan! Het blijkt dat een faillissementsaanvraag een uiterst probaat incassomiddel is! Uw debiteur wordt gedwongen te kiezen of te delen (betalen of failleren). In gevallen waarin te verwachten is dat uw debiteur bij een faillissementsaanvraag de vordering betwist, is het raadzaam eerst een vonnis te halen door een incassoprocedure te starten. Ook dit doet Allround Services Incasso voor u!

Mondelinge afspraken zijn moeilijk afdwingbaar
In het zakelijk verkeer moet vaak snel gehandeld worden. Daardoor worden afspraken vaak mondeling gemaakt. Meestal is dit geen probleem. De problemen ontstaan pas als er onenigheid bestaat over wat er precies is afgesproken. Er ontstaat een geschil dat dikwijls terecht komt bij een advocaat. De client blijkt dan wel een heel verhaal te hebben maar geen enkel schriftelijk stuk waaruit blijkt wat er precies is afgesproken. Het verhaal van de client – hoe aannemelijk en redelijk ook – blijkt onvoldoende houvast te bieden om met enige kans een procedure in te gaan. Omdat het in ons recht zo is dat je stellingen moet bewijzen die door de wederpartij weersproken worden, komt men zonder schriftelijke stukken al snel in bewijsnood.

Om die reden is het belangrijk om afspraken schriftelijk te bevestigen. Laat een handelspartner bijvoorbeeld schriftelijk verklaren dat die akkoord is met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. Dit voorkomt discussies achteraf. En laat uw handelspartners zoveel mogelijk zelf bevestigen dat zij bijvoorbeeld bepaalde producten van u afnemen of afgenomen hebben. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg er dan in ieder geval voor dat u zelf per fax (met verzendbevestiging) of per e-mail bevestigt wat de afspraken zijn. Meld daarin ook dat u de afspraken als correct en volledig weergegeven beschouwt zonder andersluidend tegenbericht van uw handelspartner. Stel hierbij een termijn en verstuur als die termijn verstreken is nogmaals een brief met daarin de mededeling dat u op uw eerdere brief niets vernomen hebt en dat u er dus vanuit gaat dat de in die eerdere brief neergelegde afspraken correct zijn weergegeven.

Dit zorgt ervoor dat u in een procedure niet met lege handen staat.

Bewijs dat uw facturen verstuurd zijn!
Veel debiteuren komen in een procedure met het verweer dat zij helemaal geen factuur hebben ontvangen. Om die reden vinden zij dat er niet betaald hoeft te worden en dat de rente en incassokosten ook niet verschuldigd zijn. Hoe zit dit juridisch?

Als het verweer gevoerd wordt dat de door u verzonden facturen helemaal niet ontvangen zijn, dan moet u in beginsel bewijzen dat dit wel het geval is. Wie eist, bewijst, luidt immers het bekende spreekwoord. Probleem is dat het vaak lastiger is dan u aanvankelijk denkt om dit te bewijzen. U moet immers niet alleen bewijzen dat de factuur door u verzonden is (dat lukt meestal nog wel), maar ook dat uw debiteur uw factuur heeft ontvangen. Dit laatste is vaak onmogelijk aangezien u uw debiteur niet laat tekenen voor ontvangst van de facturen.

Gelukkig gaan de rechters hier gemakkelijk mee om. Als een debiteur zich op het standpunt stelt dat hij geen factuur heeft ontvangen, terwijl er wel meermalen op het juiste adres is aangemaand, dan zal worden aangenomen dat uw debiteur de correspondentie ontvangen heeft. Het is immers best mogelijk dat een factuur uw debiteur niet bereikt, maar het wordt al heel wat onwaarschijnlijker dat de daarop volgende herinneringen en aanmaningen uw debiteur ook niet bereikt hebben.

Om discussies echter zoveel mogelijk te voorkomen, is het raadzaam om direct alsnog een kopiefactuur op te sturen als uw debiteur daar om vraagt. Let erop dat u dit aan het juiste adres doet. Verzend de factuur ook per fax en per e-mail; u kunt dan in ieder geval – aan de hand van de verzendbevestiging – aantonen dat de factuur verzonden is (waardoor het verweer dat de factuur niet ontvangen is, steeds onwaarachtiger wordt). Ook kunt u uw debiteur in een e-mail vragen om te reageren op uw vraag of de herhaald verzonden factuur nu wel ontvangen is. Op deze manier staat u sterker in een procedure.

Kortom: U komt niet voor nare verrassingen te staan als u overtuigend kunt aantonen dat u uw factuur verzonden heeft!

Succesvolle incasso
Als u wilt dat uw facturen betaald worden dan is het van belang dat u uw debiteur professioneel benadert. Dit betekent ten eerste dat u vooraf uw voorwaarden en de afspraken bevestigt. Dus voordat u uw werkzaamheden verricht of goederen levert. Uw klant / debiteur weet dan waaraan hij toe is en kan zich er achteraf niet op beroepen dat zaken niet duidelijk waren. Daarnaast is het verstandig om uw klant altijd voor ontvangst te laten tekenen dan wel – als er diensten geleverd worden – uw klant een urenlijst te laten aftekenen. Als sprake is van meerwerk dan dient dit vooraf gemeld te worden en dient uw klant daarmee akkoord te gaan. Uiteraard dienen facturen zo snel mogelijk verstuurd te worden na levering dan wel na afloop van de werkzaamheden. Als na het verstrijken van de betalingstermijn niet betaald is, dan stuurt u een herinnering. Bij eventuele afspraken (ik maak het deze week over, m’n boekhouder was met vakantie), bevestigt u de afspraak (u heeft aangegeven dan uw boekhouder met vakantie was en heeft beloofd nog deze week te zullen betalen). Als afspraken zonder bericht niet worden nagekomen, dan is het verstandig om direct het incassobureau in te schakelen.

Kom uw aanzeggingen altijd na!
Hoe vaak gebeurt het niet: U heeft uw klant al drie aanmaningen gestuurd en nog steeds blijft betaling uit. Zelfs nu u in uw laatste aanmaning heeft aangekondigd een incassobureau te zullen inschakelen. Dit komt doordat er nog altijd debiteuren zijn die er vanuit gaan dat de soep niet zo heet gegeten wordt als dat die door u wordt opgediend. Het ironische is dat deze categorie debiteuren nog vaak gelijk krijgt ook: velen laten het er – om wat voor reden dan ook – maar bij zitten. Naar en bijkomend gevolg hiervan is dat dit nieuws zich razendsnel verspreid. Als je van deze debiteur producten afneemt en de rekening niet betaalt, dan wordt het na drie aanmaningen vanzelf stil. Natuurlijk is het van belang om het juist niet stil te laten worden! Als er na uw laatste aanmaning niet betaald is, kom dan binnen de in die aanmaning gestelde termijn uw aanzegging na om een incassobureau in te schakelen. Zo weten uw debiteuren dat het u ernst is en dat zij de dans nooit ontspringen. Uiteindelijk draagt een actief incassobeleid bij tot een betere betalingsmoraliteit!

Aanmelden als client en aanmelden van debiteuren
Als u zich als besloten vennootschap of vennootschap onder firma aanmeldt, dan dient u bij het opgeven van uw bedrijfsnaam de toevoeging B.V. of V.O.F. niet aan te geven. Dit geeft u namelijk aan bij ‘rechtspersoon’. Hetzelfde geldt als u een debiteur invoert. U geeft dan de naam aan zonder de toevoeging B.V. of V.O.F. Stel dat uw bedrijfsnaam ‘Allround Services Incasso B.V.’ is, dan vult u bij bedrijfsnaam in: ‘Allround Services Incasso’ en bij rechtsvorm kiest u voor ‘besloten vennootschap’.

Incasso bij een vertrokken rechtspersoon
Bij rechtspersonen (besloten en naamloze vennootschappen, verenigingen, stichtingen, etc.) geldt de regel dat u hen behalve op hun vestigingsadres ook mag aanschrijven op het woonadres van hun bestuurder(s). Dit is handig om te weten als een rechtspersoon feitelijk vertrokken is van het vestigingsadres maar daar nog wel staat ingeschreven. Allround Services Incasso geeft er dan de voorkeur aan de rechtspersoon aan te schrijven op het woonadres van een van hun bestuurders. Dit is effectief omdat correspondentie dan daadwerkelijk degene bereikt die bevoegd is om te betalen. Zelf kunt u via www.kvk.nl te weten komen wat het woonadres is van de bestuurder van uw debiteur.

Aanvragen faillissement probaat incassomiddel
Sommigen vinden dat het aanvragen van het faillissement wel heel erg ver gaat. Dat is waar, maar Allround Services Incasso vindt dat het ook erg ver gaat dat debiteuren zonder dat zij daarvoor een geldige reden hebben, niet betalen. Allround Services Incasso stelt zich op het standpunt dat bij non-betaling een faillissementsverzoek een terecht en overigens ook effectief incassomiddel is. Het aanvragen van het faillissement van uw debiteur heeft een aantal grote voordelen. Eerste voordeel is dat u op die manier uw debiteur dwingt om eens heel goed na te denken over wat hij nu precies wil (betalen of een faillissement). Vaak blijkt dat uw faillissement voor uw debiteur geen optie is en volgt alsnog betaling. Tweede voordeel is dat een faillissementsprocedure goedkoop is en snel duidelijkheid verschaft. Als uw vordering alsnog voldaan wordt dan was er blijkbaar toch nog ergens geld, als betaling uitblijft dan volgt de duidelijkheid dat er echt geen geld is (en dan is het maar goed ook dat uw debiteur failleert en niet meer kan deelnemen aan het handelsverkeer). Allround Services Incasso geeft in de meeste gevallen aan de faillissementsprocedure de voorkeur boven een incasso kort geding. Het winnen van het incasso kort geding (wat vrijwel altijd lukt!) geeft u immers nog steeds niet de zekerheid dat u uw geld krijgt. Daarom geeft Allround Services Incasso er de voorkeur aan om uw debiteur direct de duimschroeven aan te draaien door hem een faillissement in het vooruitzicht te stellen.

Allround Services Incasso licht uw debiteurenbeleid door
Allround Services wordt regelmatig door ondernemers benaderd met de vraag een openstaande vordering te incasseren. Hoewel wij dat graag doen, blijkt in sommige gevallen dat bij een beter debiteurenbeheer onze inspanningen niet nodig zouden zijn geweest. Dit zijn de gevallen waarin een vordering al oud is, dikwijls ouder dan zestig dagen, terwijl er nooit is aangemaand. Als incassobureau wordt Allround Services dan gevraagd de incasso ter hand te nemen. Vaak levert dit reacties op in de zin van ‘hoe kan dat nou, ik heb nooit wat gehoord en nu heb ik opeens een incassobureau op mijn dak’. Vervolg is een tegenspartelende debiteur die eigenlijk vindt dat hij niet meer hoeft te betalen. Vanzelfsprekend moet de debiteur dit toch (factuurdatums zijn vervaltermijnen!) maar met een strikter debiteurenbeleid zou deze discussie niet hebben plaatsgevonden! Als ondernemer is het namelijk van essentieel belang – Allround Services kan dat niet genoeg benadrukken! – dat u letterlijk bovenop uw debiteuren zit. Bij wijze van spreken moet de betalingsherinnering al de deur uit zijn voordat de betalingstermijn verstreken is. Zo weten uw klanten dat het menens is en dat zij op tijd moeten betalen. In de praktijk blijkt ook dat er bij een strikt debiteurenbeheer sneller betaald wordt, wat als voordeel heeft dat u alleen bij uiterste noodzaak Allround Services Incasso hoeft in te schakelen. Voor € 150,00 exclusief BTW neemt Allround Services uw debiteurenbeleid onder de loep en krijgt u een helder advies wat u veel geld kan opleveren. Indien nodig stelt Allround Services uw pre-incasso correspondentie (opnieuw) op. U zult zien dat dit een betere betalingsmoraliteit van uw afnemers tot gevolg heeft. Voor vragen of informatie kunt u geheel vrijblijvend contact met ons opnemen.

Succesvolle incasso
Uw debiteur op de juiste wijze aanschrijven, verhoogt de kans op een succesvolle incasso. Daarom is het belangrijk dat u uw debiteur aanschrijft op het juist adres en onder de juiste naam. Dit klinkt logisch, maar onze ervaring is dat het hier wel eens misgaat. Debiteuren worden aangeschreven op een oud adres of onder een verkeerde (bedrijfs)naam. In het eerste geval bereikt u uw debiteur helemaal niet en in het tweede geval denkt de debiteur (ten onrechte overigens) ‘ha, een vormfout, dat ben ik niet’. In beide gevallen echter wordt er niet betaald. Daarom is het verstandig om hieraan al in een vroeg stadium aandacht te besteden. Het liefst al op het moment dat u tot zaken komt met uw (dan nog toekomstig) debiteur. Vraag voordat u op rekening verkoopt om een legitimatiebewijs of om een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zorg er dus voor dat u weet met wie u zaken doet en zorg ervoor dat de gegevens van uw debiteur juist en volledig op de factuur komen. Betaalt uw debiteur niet op tijd, kijk dan op www. kvk.nl of u wel op het juist adres hebt aangeschreven. Mocht het nodig zijn om Allround Services in te schakelen, controleer dan van te voren de gegevens die u ons opgeeft. Want: hoe vollediger en correcter de gegevens, hoe groter de kans dat uw debiteur alsnog betaalt.

Snel uw geld met Allround Services Incasso!
Veel bedrijven hebben te kampen met debiteuren die te laat of helemaal niet betalen. Als het slechts om een debiteur gaat is de ramp nog te overzien, maar als het om meer debiteuren gaat is dat niet meer zo. In feite speelt u dan de bank voor uw debiteuren. Hierdoor loopt u het risico dat uzelf niet meer kan voldoen aan uw financiele verplichtingen. Standpunt van Allround Services is dat u dit altijd moet voorkomen. Uw klanten moeten van hun probleem niet uw probleem maken. Dit betekent dat betalingen op tijd binnen moeten komen. Dat wil zeggen: binnen de op de factuur gestelde betalingstermijn. Om niet zelf in de problemen te komen, zou u dit zeer nauwlettend in de gaten moeten houden. Als op de laatste dag nog steeds niet betaald is, dan dient direct een herinnering te volgen. Op deze herinnering zou een korte betalingstermijn moeten staan. Allround Services adviseert een termijn van hooguit acht dagen. Als na die termijn nog niet betaald is dan dient direct de ‘allerlaatste kans brief’ te volgen. Desgewenst kan Allround Services deze brief voor u schrijven (u geeft dan aan dat u uw debiteur nog niet zelf heeft aangemaand). Allround Services stelt uw debiteur dan nog eenmaal in de gelegenheid om zonder extra kosten alsnog te betalen. Blijft ook dan betaling uit dan zetten wij direct het incassotraject in gang. Op deze manier dwingen wij uw debiteur om zeer snel tot betaling over te gaan (omdat een dure procedure zal volgen als dat niet gebeurt). Voor uw debiteur is het dan het verstandigste om te betalen (nu met rente en incassokosten). Als dan namelijk nog geen betaling volgt dan lopen de kosten voor uw debiteur alleen nog maar verder op. Omdat de gemiddelde debiteur dit ook wel weet, wordt dan doorgaans eieren voor het geld gekozen!